VALITSUSASUTUSTE DOKUMENDIHALDUSE PROGRAMM (DHP)

   
LÜHIÜLEVAADE

Valitsusasutuste dokumendihalduse programm on koostööprogramm üleminekuks digitaalsele dokumendihaldusele valitsusasutuste vahelises elektroonilises asjaajamises.

Taust ja vajadus
Programmi eesmärk
Strateegia ja taktika
Programmi väljundid ja tulemused
Teostajad
Alusaktid
Kestvus

Taust ja vajadus

Riigi muutumine avatuks ja üleminek infoühiskonda sunnib kõiki riike kompleksselt läbi vaatama oma informatsiooni avalikustamise printsiibid. Avaliku halduse tegevuse plaanimine, prognoosimine, täitmine ja kontrolli teostamine põhineb valdavalt informatsiooni töötlemisel, mille tulemused fikseeritakse õigusaktide, otsuste, aruannete või prognoosidena, mis lõppfaasis formuleeritakse dokumentidena. Eelpooltoodud tegevuses on oluline koht asutusevahelisel suhtlemisel, mis toimub samuti dokumentide vahetamise teel.

Riigiasutuste tegevused säilitatakse ametlike dokumentidena, millel on vormistamise reeglid ning millele tuleb panna dokumendi ehtsust tõendavad allkirjad. Taolisi kooskõlastus- või vastuskirju liigub riigiasutuste vahel päevas sadu, aastas võib dokumentide hulk ühes riigiasutuses ulatuda tuhandeteni, mis kõik kuuluvad säilitamisele. Viimase 5–-6 aastaga on kadunud masinakirjabürood, ametnik kirjutab dokumendi valmis oma töökoha arvutil ning vormistab paberile dokumendiks. On hakatud kasutama arvutisüsteemidel põhinevaid dokumentide registreerimise ning säilitamise süsteeme, kus kasutatakse digitaalseid (arvutil tehtud) dokumente. Nii on võimalik dokumendi loomisel ning kooskõlastamisel aega kokku hoida, jälgida millises tööjärgus ning kelle käes dokument parajasti on, pole ka vajadust dokumenti paberile trükkida ning käsipostiga edasi toimetada.

Paraku pole riigiasutuste asjaajamise kord jõudnud arvutikasutamisega sammu pidada ning kui varem oli probleeme suure paberihulga säilitamisega, on täna hakanud lisaks eelmisele kimbutama ka arvutil tehtud dokumentide hoidmise ja leidmise probleemid, mida asjaajamiskord ei sätesta. Samuti pole kokku lepitud, kuidas toimub asutustevaheline digitaalsete dokumentide vahetamine.

Valitsusasutustes kasutatakse dokumentide haldamise korraldamisel riigiasutuste asjaajamiskorra aluseid, samuti on välja töötatud rida digitaalsete dokumentide töötlemise juhendeid ning standardeid. Siiski pole asutustevahelises asjaajamises üle mindud elektroonilisele asjaajamisele, kuigi see võiks anda olulist ajalist ja rahalist kokkuhoidu ning tõsta asjaajamise ühtlust ning kvaliteeti.

Eeldused elektrooniliseks asjaajamiseks on kujunemas:

• valitsusasutuste arvutitega varustatus tase on ligi 100%;

• juba täna luuakse dokumendi algis arvutil;

• pea kõigil valitsustasutusel on olemas Interneti ühendused ning e-posti saatmise võimalus;

• enamus valitsusasutusi kasutab asjaajamise arvestuse pidamisel arvutil põhinevaid dokumentide registreid.

Valitsusasutuste elektroonilisele asjaajamisele üleminekuks on vajalik nende koordineeritud tegevus, ühtne metoodika ja standardid ning ühiselt aktsepteeritud töökorraldus, millega korraldatakse elektrooniliste dokumentide vahetamine ja kasutamine asutuste vahel ning luuakse eeldused efektiivsemaks ja ökonoomsemaks asjaajamiseks.

Digitaalallkirja seaduse vastuvõtmine lõi õigusliku aluse digitaalallkirja rakendamiseks, Avaliku teabe seadus kohustab tagama informatsiooni kättesaadavuse avalikkusele. Mõlema seaduse rakendusaktina on Vabariigi Valitsuse määrusega nr 80 26. veebruarist 2001. a kehtestanud Asjaajamise ühtsed alused. 

Programmi eesmärk
   
Valitsusasutuste Dokumendihalduse programmi (DHP) eesmärgiks on riigi asjaajamise digitaliseerimine ning kooskõlla viimine infoühiskonna nõuetega. 

DHP tähendab:

• ühtset metoodikat: fikseeritakse riigi dokumendihalduse poliitika, mis on osa riigi halduse-, info- ja Interneti poliitikast, arvestades ülemaailmseid protsesse ja riigi konkreetseid vajadusi; 

• ühtseid standardeid: dokumendid ei tohi sõltuda riist- , võrgu- ega tarkvarast; neid kasutatakse andmevahetusel nii ametnike, infosüsteemide ja arvutiprogrammide vahel; 

• töökorralduse reformi, mille eesmärk on riigi asjaajamise digitaliseerimine, selle muutmine vastavalt infoühiskonna reeglitele;

• ühiseid infotehnoloogilisi lahendusi: valitsusasutuse dokumendihalduse reformi edukad lahendused laiendatakse üleriigilisteks lahendusteks, selleks koondatakse vajalikud infotehnoloogilised ressursid; 

• koordineerimist: valitsusasutuste dokumendihalduse projektide ning temaatikaga seotud tegevused koondatakse ühtse koordineerimise alla. 

Strateegia

  
Alustatakse Vabariigi Valitsuse reglemendi reguleerimisvaldkonnast lähtuva dokumentide haldamise süsteemi rakendamisega, sest see valdkond on:

• õigusaktidega korraldatud (Vabariigi Valitsuse reglement, asjaajamise kord);

• ühine osa kõigile valitsusasutustele;

• laiendatav hiljem kõigile valitsusasutustes kasutatavatele dokumendiliikidele; 

Üldistatakse saadud tulemused, standardid ning töötatakse välja nõuded valitsusasutuste dokumendihaldussüsteemidele;

Luuakse tingimused valitsusasutuste sees dokumentide haldamise süsteemide kasutusele võtmiseks.
   
Taktika programmi läbiviimiseks  

• Kogutakse kokku olemasolev teadmistebaas: kaardistatakse dokumendihalduse ja asjaajamisvaldkonnas saavutatud tulemused ning sellega praegu tegelevad grupid, töörühmad;

• Luuakse projektitöö metoodikal põhinevad töögrupid programmi tegevuskava ja rakendamise skeemi koostamiseks, kuhu kaasatakse erinevate riigiasutuste ning erafirmade asjatundjad;

• Luuakse kommunikatsioonisüsteem koostöö korraldamiseks, mis sisaldab kogu info avalikustamise Internetis spetsiaalsel kodulehel ning programmi koordinatsiooni juhtgrupi loomise, kellel on vastutus programmi sihipärase täitmise eest.

Programmi väljundid

• Valitsusasutuste dokumendihaldussüsteemi arengu kontseptsioon, arengukava;

• Dokumendihaldussüsteemi üldine metoodika ning infotehnoloogilised standardid;

• Paberdokumentide ning digitaaldokumentide samaaegse kasutamise põhimõtted asjaajamises;

• Dokumentide säilitamise ühtne metoodika ning põhimõtted;

• Õigusaktide eelnõud asjaajamise reformimiseks.

• Valitsusasutuste ametlike dokumentide haldussüsteemid seostatakse ühtseks riigi dokumendihaldussüsteemiks.  

Programmi tulemused

• Riigiasutuse sees täpsustuvad ametnike ametiülesanded, mis tagab ametnike töö efektiivsuse kasvu ning suurendab ametnike isiklikku  vastutust vastuvõetavate otsuste eest;

• Muutub avatuks otsuste vastuvõtmise protsess: tekib võimalus dokumentide üleriigiliseks seireks; ülevaade dokumentide liikumisest, tähtaegadest, vastutajatest, tegevustest erinevate küsimuste lahendamisel;

• Valitsusasutuste infotehnoloogilise potensiaali (arvutivõrgud) sihipärasem kasutamine asutuse efektiivsuse toetamiseks;

• Infotehnoloogiliste standardite teke (ametlike dokumentide spetsifikatsioon, asutustevahelised dokumendivahetuse vormingud, andmeturbenõuded, dokumendihoidlate paiknemine (serverid), süsteemihaldamise töökord (administreerimine), mida saab kasutada asutusesiseste dokumentide haldussüsteemide loomisel;

• Areneb horisontaalne koordinatsioon valitsusasutuste vahel: töö sihipäraseks korraldamiseks kaasatakse kõigi asutuste asjatundjad ning arendusprojektid;

• Luuakse seosed olemasolevate süsteemidega:
  a) Õigusaktide andmekogu;

  b) Riigi Teataja väljaandmine;

  c) Rahvusarhiivi infosüsteem;

  d) Riigikantselei Vabariigi Valitsuse istungite tugisüsteem;

  e) Riigikogu Kantselei seaduseelnõude menetlemissüsteem;

   f) Valitsusasutuste infosüsteemid; s.h. dokumendihaldussüsteemid; 

• Riigi ressursside kokkuhoid (raha, aeg ning töökulu).   

Teostajad

• Programmijuht/vastutaja: Riigikantselei kui seaduse alusel riigiasutuste asjaajamise, arhiivide alase töö ning riigi infosüsteemide alase töö koordineerija.

• Programmi organisatsioon: Programmijuhi poolt loodud programmi juhtgrupp ning ekspertgrupid, kuhu kuuluvad  asjatundjad valitsusasutustest ning teistest organisatsioonidest.

• Seotud organisatsioonid: Ministeeriumid kui Vabariigi Valitsuse eelnõude menetlemissüsteemi esmased kasutajad, maavalitsused jt valitsusasutused.

Seonduvad õigusaktid ja arengusuunad
Programmi algatamise aluseks on:

• Vabariigi Valitsuse seadus;

• Infopoliitika põhialused ja raamkava;

• Vabariigi Valitsuse reglement;

• Asjaajamiskorra ühtsed alused;

• Vabariigi Valitsuse 1. juuni 1999.a  protokolli nr 24 märgitud otsus (2000. ja 2001. aastal eelisarendamisele kuuluvad infopoliitika raamkava programmid);

• Vabariigi Valitsuse määrus nr 270, 06.11.1996 “Riigi Infosüsteemide juhtimise korrastamine”.

Programm loob rakendusliku toe:

• Digitaalallkirja seadusele;

• Avaliku teabe seadusele;

• Digitaalriigi ideede elluviimisel.